case020 問題社員の適切な対応方法は

問題社員の適切な対応方法は

Ｑ：相談内容

問題社員の適切な対応方法について教えてください。

Ａ：回答 ＜結論＞

社員数の少ない中小企業の場合は、社内の規律を守れない、協調性が欠如している、勤労意欲に乏しい、能力不足で業務が滞るなど、仕事をする上でトラブルとなりうる問題社員・モンスター社員に対して、何も対処せずそのまま放置すると、社内の空気がおかしくなり、他の社員や企業全体にも悪影響を及ぼすことが予想されます。しかし、問題社員を辞めさせることは簡単にはできません。たとえば、雇った社員の能力が低かったとしても、会社には成果を出せるように教育・指導する義務があります。しかし、いくら教育・指導しても改善が難しいようであれば辞めてもらうことを視野に入れていく必要があります。一方で、問題社員・モンスター社員に対して、対応を誤ると訴訟などのトラブルになるリスクもあるため、慎重な対応が求められます。以上のことより、就業規則、労働条件通知書等の整備、現状把握や対処方法の検討、注意処分や懲戒処分といった段階を踏んだ上で、パワハラや違法と認定されないよう慎重な対応を行う必要があります。したがって、指導書、厳重注意書、業務日報の指導書欄、懲戒処分通知書など、証拠に残る形で残しておくことが重要です。

次に、退職勧奨についてです。

問題社員・モンスター社員に対して、上記のように解雇は、今後継続して雇用することが困難であるということが指導歴などから客観的に立証できない限り、解雇権の濫用に当たるとして無効と判断される可能性が高いです。これに対し、退職勧奨を行った結果、真意に基づき退職の意思表示がなされたのであれば、その意思表示は有効であるとされています。また、退職勧奨が社会通念上相当な態様で行われる限り、退職勣奨の違法性が問われることもありません。

ただし、問題社員・モンスター社員に対して、つい口調が強くなったり、言葉遣いが荒くなってしまうことで、名誉感情を傷つけたり、人格を否定したりしないよう注意する必要があります。また、退職勧奨の際の会話内容を密かに録音しているケ－スもあるので、会話内容が問題とならないようなに行うことを肝要です。

また、社員を採用する段階で、問題社員を見極めるような対策が重要になります。

＜解説＞

問題社員・モンスター社員は、「仕事をサボりがち」「無断欠勤や遅刻が多い」「必要のない残業をする」「他の社員とトラブルになる」「他の社員に嫌がらせをする」「メンタルや体調に不安を抱えている」「与えられた業務を完遂できない」「パワハラ傾向がある」といった勤務態度や言動・行動に問題となるものが見られる社員のことです。

労働契約法 第16条（解雇）について

解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。この事実について、使用者側に主張・立証する責任があります。

このような視点から、使用者側がしなければならないことは以下のとおりです。

（１）就業規則等の整備

解雇事由は，就業規則の絶対的必要記載事項ですので、必ず記載してください。就業規則に記載されていない事由に基づく懲戒解雇はできないとされています。したがって，懲戒解雇事由を定めるに当たっては，漏れがないよう注意してください。

（２）労働条件通知書への記載をしてください。

【記載例】（厚生労働省の労働条件通知書記載例より引用）

解雇の事由及び手続

１.天災その他やむを得ない場合
２.事業縮小等当社の都合
３.職務命令に対する重大な違反行為
４. 業務上の不正行為、その他就業規則に該当する事由があった場合は、30日前に予告するか予告手当を支払って解雇する。

（３）注意･指導

勤務成績不良や職務遂行能力不足等を理由に解雇する場合には，繰り返し注意・指導を行つたが改善しなかったという事実がなければ、雇権を濫用したものとして，解雇が無効となる可能性があります。したがって、日ごろから十分注意・指導を行ってください。また、後日の紛争になったとき備えて証拠を残しておくため、注意・指導を行ったときは、メールや書面等で行ってください。

あまり関わりたくないので放置してしまうことは、会社は何も対処していなかったということで、紛争になった時に不利になる可能性があります。

（４）解雇予告などの手続きを行ってください。

試用期間中といえども、14日を超えて雇用している場合は、使用者は30日前までに解雇予告をするか、平均賃金の30日分以上の解雇予告手当を支払う必要があります（労働基準法第20条、21条）。

問題社員・モンスター社員の対応方法（手順）は以下のとおりです。

（１）現状把握

どのような問題が起こっているか、何が原因かを確認し、チーム、部署、組織全体の客観的に状況を捉える必要があります。周囲の社員などにもヒアリングを行い、状況を的確に把握することが大事です。

（２）対処方法の検討

洗い出した事象や原因について、なぜそれが起こるのか、どのようにアプローチすればよいかを多角的に検討する必要があります。本人や上司と一緒に解決策を考え、いつまでに何をするかの目標を決めて、改善を進めていく必要があります。また、組織全体の取り組みとして改善することも重要です。

（３）変化があるかを観察

上記の改善案の推進により、問題社員・モンスター社員の意識や言動に改善が見られるか、一定期間観察し、改善が見られるかどうかを見極めていく必要があります。

（４）注意処分

一定期間が経過しても改善されない場合は、粘り強く注意していく必要があります。後々のトラブル避けるため、都度注意内容を書面で交付しておくことを推奨します。

（５）懲戒処分

上記④でも改善が見られない場合、就業規則で定めた懲戒処分（「戒告」「減給」「出勤停止」「降格」など）を検討する。懲戒処分は、社員の生活への影響が大きいため、問題の重大性や頻度などを考慮し、慎重に決める必要があります。

（６）解雇処分

懲戒処分（「戒告」「減給」「出勤停止」「降格」など）を行なっても、改善が見られないようであれば、解雇処分を検討する必要があります。なお、この処分を行う前に、本人と話し合い、「合意退職」という形での解決を模索します。これが不調であれば、「普通解雇」あるいは「懲戒解雇」を行うことになります。その際には、社労士や弁護士などの専門家に相談することをお勧めします。

次に、退職勧奨を行うに当たって、以下のポイントに注意する必要があります。（以下、労政時報より引用しています。）

（１）就業時間中に社内の会議室で面談を行う（就業時間外・社外における退職勧奨は避ける）

（２）退職勧奨の経緯について、できる限り詳細に書面による記録を残す（状況に応じて録音する）

（３）会社側の人数を絞る（２人程度を上限とする）

（４）１回の面談は30分程度、長くて１時間程度にし、合理的な理由（追加情報の提供や質問事項に対する回答、退職条件の追加提示等）がない限り、面談を何度も繰り返さない

（５）面談の頻度は週に２回程度とする

（６）労働条件の変更に同意して勤務を続けるか、退職勧奨に応じて自主退職するかの″二者択一″とせず、いずれの選択も拒否するという選択肢があることを、あらかじめ明確に説明しておく

（７）対象者の家族・友人を利用した退職勧奨を行わない

（８）退職勧奨となった理由を十分に説明できるように準備し、担当者の個人的な見解を伝達することは控える

（９）対象者の後の不安を払拭するため、退職条件等を説明できるように準備しておき、対象者の話をよく聞く姿勢で臨む

（１０）人格を否定したり、名誉感情を毀損する発言（「給与泥棒」「寄生虫」「役立たず」など）はしない

（１１）対象者が退職勧奨に応じた場合、簡易な退職届（「Ｏ月Ｏ日をもって退職します」のみ記載された書面）に署名捺印させて提出させるのではなく、詳細な条件を設定した退職合意書を締結する

以上